MEMBUAT SURAT MASAL (MAIL MARGE)
Mail Merge
adalah salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat
masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat membuat surat, mencantumkan nama
tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Untuk menggunakan fasilitas Mail
Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen
utama, berisi surat yang akan kita kirim. File kedua merupakan sumber
data, berisi data alamat yang akan dikirim surat.
Mail marge dapat dibuat apabila
anda mempunyai sebuah dokumen utama (Main Dokumen) misalnya Surat, Amplop,
label dan lain sebagainya serta sumber data (Data sourse) yang berisi data-data
yang ditulis yang ditulis dalam bentuk tabel atau dari data base lain seperti
Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft Outlook dan sebagainya.
1.
MAIL
MARGE PADA SURAT
Untuk membuat mail marge dalam bentuk
surat adalah sebagaimana panduan yang berikut ini:
- Aktifkan Microsoft Word yang anda miliki pada saat saya membuat tutorial ini saya menggunakan Microsoft Word 2010. Kemudian buat dokumen baru.
- Kemudian
Klik tab Mailings, group Start Mail Merge Klik anak panah ke bawah lalu klik Letter (untuk membuat mail merge bentuk surat) seperti gambar dibawah
- Setelah itu ketik isi surat sesuai keinginan misalnya seperti berikut ini
- Kemudian pada Tab Mailings, Group Start Mail Merge, Klik anak panah bawah pada Select Recipients lalu klik Type New list.... sehingga tampil kotak dialog New Address List seperti berikut:
- Selanjutnya klik tombol Customize Columns untuk untuk mengubah field yang tersedia sesuai dengan keinginan sehingga kotak dialog Customize Address List seperti berikut:
- Klik mengubah nama field sesuai dengan kebutuhan data lakukan langkah berikut
Ø Ulangi
langkah diatas untuk menghapus seluruh nama field lain yang ada dalam kotak
dialog Customize Address List.
- Setelah itu jika seluruh nama field sudah terhapus klik tombol Add pada kotak dialog Customize Address List untuk membuat nama field baru sesuai yang diingikan misalnya dalam contoh ini dibuat dua buah field yang diberi judul Nama dan Alamat lalu klik tombol OK.
- Ulangi langkah 7 di atas untuk membuat field-field yang lainnya sehingga kotak dialog terlihat seperti berikut:
- Setelah itu Tekan tombol Ok dan isi data sesuai keinginan pada kotak dialog New Address List seperti gambar berikut:
- Untuk pindah pada baris selanjutnya tekan tombol Tab atau Klik tombol New Entry.
- Jika sudah selesai klik tombol Ok untuk menutup kotak dialog New Address List.
- Selanjutnya dilayar akan tampil kotak dialog Save Address List, ketik nama field misalnya Data Undangan lalu klik tombol Save.
- Setelah itu tempatkan titik sisip teks/Kursos di samping Kepada Yth, seperti dalam kotak :
- Untuk melihat hasil Klik Tombol Preview Results
- Demikian cara untuk membuat surat masal (Mail Merge)
Categories:
MS. OFFICE
